Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest
Stowarzyszenie Wspólne Podwórko (dalej: „ADMINISTRATOR”)
z siedzibą przy Chodakowskiej 19/31, 03-815 Warszawa
NIP: 1132520139
KRS: 0000209533
REGON: 015827191
adres e-mail: stowarzyszenie@wspolnepodworko.org.pl.

Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Chodakowskiej 19/31, 03-815 Warszawa 

a. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisemnie wysyłając pismo na adres: Stowarzyszenie Wspólne Podwórko Inspektor Ochrony Danych lub pod adresem mailowym: iod@wspolnepodworko.org.pl

b.  Podstawa prawna

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Dane osobowe są przetwarzane przez Stowarzyszenie Wspólne Podwórko wyłącznie w jasno określonych celach, zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania oraz odpowiadające im podstawy prawne:
Cel przetwarzania danych
Podstawa prawna przetwarzania
Obsługa zgłoszeń do placówki wsparcia dziennego i poradni
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem
Kontakt w sprawie oferty, współpracy, wydarzeń
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora
Obsługa zapisów i udziału w szkoleniach, warsztatach, konferencjach oraz innych odpłatnych działaniach statutowych
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działań przed jej zawarciem,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
Wystawienie dokumentów potwierdzających udział (np. zaświadczenia, certyfikaty)
art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO – wykonanie umowy oraz obowiązek prawny
Prowadzenie korespondencji i kontakt z uczestnikami działań odpłatnych
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora
Realizacja obowiązków prawnych wobec instytucji (np. związanych z finansowaniem i sprawozdawczością)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze
Promocja działań Stowarzyszenia (np. przesyłanie newslettera, komunikatów)
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda
Statystyki i wewnętrzne raportowanie (z wykorzystaniem danych zanonimizowanych)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora
Obsługa rekrutacji pracowników i współpracowników
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy,
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (jeśli wymagane)
Zawarcie i realizacja umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz obsługa dokumentacji kadrowo-płacowej
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych
Prowadzenie ewidencji czasu pracy, listy płac, zgłoszeń do ZUS i US
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
Realizacja obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, archiwizacji dokumentów, rozliczeń z urzędami
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
Przechowywanie akt osobowych i dokumentacji związanej z zatrudnieniem (również po zakończeniu stosunku pracy)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, w szczególności wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
Dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z zatrudnieniem lub współpracą
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów, zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Dane nie są profilowane ani nie są wobec nich podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.

a. W zależności od rodzaju kontaktu z nami, możemy przetwarzać następujące dane osobowe:
imię i nazwisko,
dane kontaktowe (np. e-mail, numer telefonu),
dane klienta, dane beneficjenta, dziecka, rodzica, dorosłego (wiek, sytuacja życiowa) – jeśli przekazywane są w formularzu lub w ramach zgłoszenia do Placówki Wsparcia Dziennego, Specjalistycznej Poradni dla Dzieci i Dorosłych,
dane specjalistów (np. współpracujących z placówką),
dane partnerów instytucjonalnych
dane kontrahentów
adres IP (w przypadku korzystania z formularzy Google).
b. Kontakt z nami
Gdy kontaktujesz się ze Stowarzyszeniem (np. przez e-mail lub formularz), przekazujesz nam swoje dane osobowe — takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz inne informacje, które zawarłeś/aś w wiadomości. Podanie tych danych jest niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie.
Twoje dane wykorzystujemy wyłącznie w celu prowadzenia korespondencji i udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, polegający na możliwości utrzymania kontaktu (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane przechowujemy przez okres do 5 lat, po czym dokonujemy przeglądu ich przydatności i — jeśli nie będą już potrzebne — zostaną usunięte.
Danych nie otrzymaliśmy od innych podmiotów (stron trzecich), i nie podejmujemy wobec Ciebie żadnych zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.
c. Kontakty służbowe
W ramach naszej działalności przetwarzamy dane osobowe osób, z którymi pozostajemy w kontakcie zawodowym — mogą to być m.in. pracownicy instytucji, współpracownicy, przedstawiciele organizacji partnerskich, kontrahenci, urzędnicy czy osoby reprezentujące naszych beneficjentów.
Celem przetwarzania tych danych jest umożliwienie i podtrzymanie kontaktów służbowych, współpracy oraz realizacja działań wynikających z naszej działalności statutowej (zarówno nieodpłatnej, jak i odpłatnej). Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, lub zostać przekazane przez inne osoby związane z daną organizacją lub instytucją.
Przechowujemy te dane bez ograniczenia czasowego, o ile są potrzebne do utrzymania relacji zawodowych.
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania.
d. Uczestnicy spotkań online, warsztatów i konferencji
Twoje dane osobowe przetwarzamy, aby umożliwić Ci udział w organizowanych przez nas spotkaniach i szkoleniach online oraz aby utrzymać z Tobą kontakt w tym zakresie. Podstawą prawną jest realizacja umowy lub działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane będą przechowywane do momentu zakończenia danego spotkania.
Dodatkowo przetwarzamy je w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co opieramy na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym przypadku dane będą przechowywane przez 3 lata od daty zakończenia spotkania.
Dane nie pochodzą od innych podmiotów.
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec Twoich danych.
e. Płatności
Twoje dane osobowe przetwarzamy, aby móc wystawić fakturę oraz przeprowadzić związane z tym płatności (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ponadto dane są przetwarzane w celu rozliczenia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Przechowujemy te dane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym wystawiono dokumenty księgowe.
Dane, które przetwarzamy, nie pochodzą od stron trzecich. Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w tym zakresie.
f. Przetwarzanie danych a obowiązki sprawozdawcze
Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w związku z realizacją obowiązków sprawozdawczych wobec organów administracji publicznej. Obejmuje to niezbędne działania takie jak udzielanie odpowiedzi na zapytania, realizację wymogów wynikających z finansowania projektów oraz wykonywanie zadań statutowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przetwarzanie danych odbywa się także w celu dochodzenia i obrony ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane osobowe przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji tych celów oraz przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji.
W związku ze współpracą z darczyńcami i jednostkami samorządu terytorialnego, które finansują nasze projekty, udostępniamy dane osobowe wyłącznie na podstawie wyraźnej i dobrowolnej zgody osób, których dane dotyczą.
Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
g. Darczyńcy
Przetwarzamy dane osobowe, które przekazałeś/aś podczas dokonywania wpłaty lub w przelewie — przede wszystkim imię, nazwisko, adres, adres e-mail oraz numer konta bankowego. Podanie tych informacji jest niezbędne, aby umożliwić i obsłużyć przekazanie darowizny na rzecz Stowarzyszenia.
Twoje dane wykorzystujemy w celu realizacji przekazania darowizny oraz wystawienia dokumentów księgowych potwierdzających jej otrzymanie. Podstawą prawną jest realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dane przechowujemy przez 5 lat od momentu rozliczenia darowizny.
Ponadto, używamy adresu e-mail i adresu pocztowego, aby przesłać Ci podziękowania za wsparcie oraz informacje o naszych działaniach sfinansowanych dzięki Twojej pomocy. W tym celu przetwarzamy dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane te przechowujemy przez rok od daty wsparcia lub do czasu, gdy wyrazisz sprzeciw wobec przetwarzania.
Dane nie pochodzą od innych podmiotów.
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
h. Monitoring wizyjny
Na terenie Stowarzyszenia stosujemy monitoring wizyjny w miejscach ogólnodostępnych, aby zapewnić bezpieczeństwo osób przebywających w naszych przestrzeniach oraz utrzymać porządek publiczny. Przetwarzanie danych z monitoringu odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest ochrona osób i mienia oraz zapewnienie bezpiecznego środowiska (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Nie wykorzystujemy danych z monitoringu do podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w obsłudze systemów IT (np. Google – formularze, Medfile – obsługa Poradni), instytucjom finansującym (np. gminie, ministerstwom), oraz – gdy wynika to z przepisów – służbom publicznym (np. sądom, OPS, policji).
W związku z prowadzoną działalnością Stowarzyszenie Wspólne Podwórko może przekazywać dane osobowe wybranym odbiorcom — wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione konkretnym celem przetwarzania oraz zgodne z obowiązującym prawem.
Dane osobowe mogą być przekazywane:
Podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, w ramach usług pomocniczych, takich jak:
obsługa formularzy zgłoszeniowych (np. Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia),
narzędzia do rekrutacji, korespondencji, przechowywania danych lub komunikacji online (np. Medfile Sp. z
o.o.
ul. Kowalczyka 17, 44-206 Rybnik),
obsługa księgowa, płatnicza, kadrowa i informatyczna.
Te podmioty działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Instytucjom publicznym i grantodawcom, w przypadkach gdy:
jest to niezbędne do realizacji obowiązków sprawozdawczych związanych z finansowaniem naszych działań (np. wobec jednostek samorządu terytorialnego, ministerstw, funduszy publicznych),
wynika to z przepisów prawa, np. w związku z kontrolą, audytem, rozliczeniami środków publicznych lub projektów dotowanych.
Organom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa – w szczególności:
sądom, organom ścigania (np. policji, prokuraturze),
ośrodkom pomocy społecznej, placówkom oświatowym, kuratorom sądowym,
innym podmiotom realizującym zadania z zakresu ochrony praw dziecka, bezpieczeństwa lub pomocy rodzinie.
Dane osobowe przekazujemy wyłącznie wtedy, gdy:
mamy do tego podstawę prawną (np. umowę, zgodę lub obowiązek ustawowy),
jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego dane zostały zebrane,
odbiorca gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.
Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że poinformujemy o tym wcześniej i uzyskamy odpowiednie zgody lub zapewnione zostaną wymagane prawem zabezpieczenia.

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez taki czas, jaki jest niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa – w zależności od podstawy przetwarzania oraz charakteru naszej działalności.
Poniżej przedstawiamy szczegółowe zasady dotyczące okresów przechowywania danych:
Wsparcie w Placówce Wsparcia Dziennego (PWD)
Dokumentacja uczestników placówki (m.in. karty zgłoszeniowe, zgody, informacje o udzielanym wsparciu) przechowywana jest przez okres minimum 5 lat od zakończenia udziału dziecka w zajęciach, zgodnie z zasadami dokumentowania pracy socjalnej i sprawozdawczości wobec organów finansujących.
W przypadku projektów finansowanych ze środków publicznych (np. samorządowych, ministerialnych), dokumenty mogą być przechowywane dłużej, zgodnie z umową o dofinansowanie (np. 5 lub 10 lat od zakończenia projektu).

Specjalistyczna Poradnia dla Dzieci i Dorosłych
Dokumentacja udzielanych świadczeń (np. notatki z konsultacji, opinie, zgody) przechowywana jest przez okres minimum 20 lat od dnia dokonania w niej ostatniego wpisu, zgodnie z obowiązkiem dokumentacji medycznej i pomocy psychologicznej, jeżeli charakter poradni spełnia przesłanki podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych.
Jeśli dokumentacja dotyczy dziecka – nie krócej niż do ukończenia przez dziecko 23. roku życia, co wynika z obowiązku ochrony praw nieletnich oraz przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.
Uwaga: W przypadku dokumentacji niemającej charakteru dokumentacji medycznej (np. zapisy konsultacji niepublicznych) stosujemy ogólne zasady wynikające z przepisów o ochronie danych — np. 5 lat od zakończenia wsparcia.
Pozostałe przypadki
Kontakt i korespondencja – dane przechowujemy do 5 lat od zakończenia kontaktu, po czym podlegają przeglądowi i – jeśli nie są już potrzebne – usunięciu.
Zgody marketingowe (np. newsletter) – do momentu wycofania zgody.
Sprzeciw wobec przetwarzania – dane przechowywane są do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
Dokumentacja księgowa, płatności, faktury – 5 lat od końca roku, w którym powstał dokument (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
Dokumentacja pracownicza:
akta osobowe – 10 lat (dla dokumentacji elektronicznej zgłoszonej do ZUS) lub 50 lat (dla tradycyjnej dokumentacji sprzed 2019 r.),
dokumenty podatkowe i płacowe – zgodnie z przepisami, zwykle 5 lat.
Rekrutacja – dane osób, które nie zostały zatrudnione, przechowujemy przez maksymalnie 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji, chyba że osoba wyraziła zgodę na dłuższe przechowywanie.
Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są bezpiecznie usuwane, anonimizowane lub archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z zasadami archiwizacji dokumentacji projektowej lub kadrowej.

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci prawa, które wynikają z przepisów RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679). Masz prawo do:
dostępu do swoich danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – także ich kopię oraz szczegółowe informacje o przetwarzaniu;
sprostowania danych – jeśli zauważysz, że Twoje dane są nieaktualne, niepełne lub nieprawidłowe, możesz poprosić o ich poprawienie;
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, albo gdy wycofasz zgodę (o ile nie istnieje inna podstawa prawna do ich przetwarzania);
ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
przenoszenia danych – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody lub umowy możesz poprosić o przekazanie Twoich danych innemu administratorowi w powszechnie używanym formacie;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. cele kontaktowe, statystyczne), możesz wnieść sprzeciw – wtedy zaprzestaniemy przetwarzania, o ile nie wykażemy ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw;
cofnięcia zgody – jeśli dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, masz prawo ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na legalność przetwarzania sprzed wycofania;
złożenia skargi – jeśli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
(ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

Dla zapewnienia sprawnej komunikacji oraz bezpiecznego przetwarzania danych osobowych korzystamy z usług zewnętrznych dostawców technologicznych, którzy spełniają wymagania RODO i zapewniają odpowiednie środki ochrony danych.
Google Workspace (dawniej G Suite)
Cała nasza korespondencja e-mail oraz dane zbierane za pomocą formularzy internetowych (np. zapisy, zgłoszenia, rejestracje) są przechowywane w systemie Google Workspace, dostarczanym przez Google Ireland Limited. Dane te znajdują się na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej (głównie Irlandia) i są zabezpieczone zgodnie ze standardami bezpieczeństwa Google.
W przypadku zbierania danych przez formularze Google Forms, dane są przechowywane na serwerach Google, zgodnie z polityką prywatności tej firmy, dostępną tutaj:

🔗https://policies.google.com/privacy?hl=pl 
Google działa jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z RODO.
Medfile – dokumentacja medyczna
W przypadku prowadzenia dokumentacji Specjalistycznej Poradni dla Dzieci i Dorosłych Stowarzyszenia Wspólne Podwórko, dokumentacji psychologicznej, korzystamy z platformy Medfile, przeznaczonej do elektronicznej dokumentacji medycznej. Medfile zapewnia zgodność z przepisami prawa, w tym z RODO oraz rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie dokumentacji medycznej. Dane przechowywane w tym systemie objęte są szczególną ochroną, z uwagi na ich wrażliwy charakter.
Dostęp do danych w obu systemach mają wyłącznie upoważnione osoby, a transmisja danych jest szyfrowana.
🔗 https://www.medfile.pl/dane-osobowe

Dbamy o odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych, stosując zarówno nowoczesne rozwiązania techniczne, jak i organizacyjne.

Metody techniczne zabezpieczania danych obejmują:

       Szyfrowanie danych, które zapewnia ich poufność i chroni przed dostępem osób nieuprawnionych.

       Kontrolę dostępu do systemów i danych, m.in. poprzez stosowanie haseł, dwuskładnikowej weryfikacji (2FA) oraz innych metod uwierzytelniania.

       Segmentację sieci, która ogranicza dostęp do danych do wyznaczonych stref o różnym poziomie zabezpieczeń.

       Monitorowanie systemów w celu wykrywania i reagowania na próby nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia bezpieczeństwa.

Metody organizacyjne zabezpieczenia danych obejmują:

       Regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych, które zwiększają ich świadomość i umiejętności w zakresie bezpiecznego przetwarzania informacji.

       Wdrożenie i przestrzeganie polityk oraz procedur dotyczących przetwarzania i ochrony danych.

       Ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko do tych pracowników, którzy ich potrzebują do wykonywania swoich obowiązków.

       Zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi, które wspierają nas w obsłudze systemów informatycznych lub realizacji innych usług.

       Regularne audyty i kontrole bezpieczeństwa, mające na celu sprawdzenie skuteczności stosowanych zabezpieczeń.

Korzystamy z usług Google (w tym Google Forms) zabezpieczonych dwustopniową weryfikacją oraz systemu Medfile, który zapewnia szyfrowanie danych i spełnia wymagania RODO. Wszystkie te działania mają na celu zapewnienie maksymalnego poziomu bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.